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5 conseils pour externaliser son call center offshore

L’externalisation est devenue de nos jours une pratique courante pour les entreprises. Elle consiste à sous-traiter une autre activité de l’entreprise à un expert externe. Facile à mettre en place, l’externalisation procure de nombreux avantages. Voici 5 conseils pour externaliser son call center offshore.

  1. Penser aux objectifs

Avant de passer le cap de l’externalisation de son call center, il convient de définir les objectifs. Mettre en place un cahier des charges pour coordonner les besoins et travailler les stratégies. Cela va vous aider pour le choix des prestataires qui réaliseront vos services. Ce cahier des charges va aussi servir de guide à vos prestataires pour l’identification de vos besoins. Cette étape va vous permettre de planifier d'ores et déjà votre stratégie marketing selon votre cible. L’externalisation va vous aider à optimiser vos ventes et à offrir une prestation de qualité à vos clients.

 

  1. Trouver le bon prestataire

Le choix du prestataire est déterminant pour votre projet d’externalisation. Le prestataire doit répondre à certains critères et doit vous aider à réaliser vos objectifs. Il faut prendre connaissance des différentes méthodes que va utiliser le prestataire potentiel pour mener à bien votre projet.

 

S’assurer également de la qualité des services que celui-ci a déjà octroyés auparavant à ses anciens clients. N’hésitez pas à faire vos propres recherches par la consultation de sa page web. Les différents points de vue des internautes témoigneront de la fiabilité ou non du prestataire. Un coup d’œil sur le chef de projet ainsi que son équipe également pour mesurer leur niveau de compétence. Le prestataire doit aussi travailler sur des matériels informatiques adéquats pour la réalisation de ses tâches. En effet, l’outsourcing repose pleinement sur les outils de communication digitale. 

 

  1. Mettre en place un contrat d’externalisation

La signature d’un contrat ne doit pas être négligée. Le contrat d’externalisation doit être rédigé avec précision. Plusieurs points sont à préciser dans ce document. Il s’agit de la prestation à fournir, les conditions du donneur d’ordre quant à l’exécution de la prestation, les engagements du prestataire, le coût de la prestation, ainsi que la durée de la mission.

 

  1. Accompagner le prestataire dans ses relations avec ses collaborateurs

Les collaborateurs du prestataire sont les plus concernés par ce contrat. C’est eux qui vont être amenés à gérer vos clients. Ils doivent exécuter une prestation de qualité pour pouvoir satisfaire à vos attentes. Les conseillers doivent être hautement qualifiés. Vous allez alors intervenir dans leurs formations pour leur faire connaitre votre marque, vos valeurs et vos produits.

 

  1. Superviser la prestation

Faire confiance à votre prestataire ne signifie pas que vous devez laisser ce service sans surveillance de votre part. Vous allez effectuer un suivi de la prestation avec le reporting régulier que réalisera votre prestataire. Vous devez bien choisir les indicateurs-clés de performance (KPI) à mettre en place pour pouvoir mesurer leur performance.

 

L’externalisation de tout ou partie de son service d’appel vers un call center offshore va permettre à l’entreprise de se concentrer pleinement sur son activité principale. La relation client est essentielle pour une société, car elle contribue à faire augmenter les chiffres d’affaires. Elle permet de fidéliser les clients et de maintenir un niveau de satisfaction élevé. Bien qu’étant important, ce service est secondaire et il est judicieux de la confier à un organisme spécialisé. Vous aurez des prestations de qualité à bas coût.